È importante sapere come impostare una risposta fuori sede in Outlook 2013 se hai contatti che potrebbero inviarti un'email e devono sapere che potresti non ricevere il messaggio per un po'. Una risposta fuori sede è qualcosa che verrà inviato non appena un messaggio di posta elettronica raggiunge la tua casella di posta in Outlook 2013 e il contenuto della risposta fuori sede può includere qualsiasi informazione tu voglia trasmettere.
I passaggi seguenti ti mostreranno come creare una risposta fuori sede in Outlook 2013 se disponi di un account di posta elettronica che non fa parte di un server Exchange. Ciò include gli indirizzi e-mail ospitati da provider di posta elettronica come Gmail, Yahoo, Outlook.com o uno dei tanti altri provider simili. La maggior parte dei provider di posta elettronica avrà anche una risposta fuori sede che è possibile configurare tramite il proprio portale Web, che potrebbe essere un'opzione migliore, a seconda delle circostanze.
Le liste di distribuzione di Outlook possono essere un'ottima opzione se hai spesso bisogno di inviare email allo stesso grande gruppo di persone e non vuoi inserire manualmente ogni singolo indirizzo quando lo fai.
Come impostare la risposta automatica in Outlook 2013
- Apri Outlook 2013.
- Clicca il nuova email pulsante.
- Digita il messaggio fuori sede nel corpo della casella di testo dell'e-mail.
- Clicca il File scheda.
- Clic Salva come.
- Digita un nome per il modello nel Nome del file campo, quindi fare clic su Salva come tipo, scegliere Modello Outlook, quindi fare clic su Salva.
- Clicca il Casa scheda, fare clic su Regole pulsante, quindi fare clic su Gestisci regole e avvisi.
- Clicca il Nuova regola pulsante.
- Clic Applica la regola ai messaggi che ricevo, quindi fare clic su Prossimo.
- Clic Prossimo, quindi fare clic su sì.
- Seleziona il Rispondi utilizzando un modello specifico opzione, quindi fare clic su Un modello specifico.
- Clic Guarda dentro, clicca Modelli utente nel file system, quindi seleziona il modello che hai creato in precedenza e fai clic su Aprire.
- Clicca il Prossimo pulsante.
- Imposta eventuali eccezioni, quindi fai clic su Prossimo.
- Clicca il Fine pulsante.
Il nostro articolo continua di seguito con ulteriori informazioni e immagini per questi passaggi. È un po' complicato impostare una risposta automatica in Outlook e ci sono diversi posti in cui puoi personalizzare alcune impostazioni, di cui parleremo ulteriormente nella prossima sezione.
Come creare e abilitare una risposta fuori sede in Outlook 2013 (Guida con immagini)
I passaggi seguenti ti mostreranno come creare e abilitare una risposta fuori sede nella versione Microsoft Office 2013 di Outlook.
Quando qualcuno ti invia un'e-mail, Outlook invierà automaticamente le risposte con il messaggio fuori sede che hai creato. Tieni presente che Outlook 2013 dovrà essere aperto affinché funzioni. Se non riesci a lasciare Outlook 2013 aperto per tutto il tempo in cui rimarrai fuori ufficio, sarà meglio impostare la risposta fuori sede direttamente tramite il tuo host di posta elettronica.
I collegamenti seguenti ti mostreranno come impostare una risposta fuori sede per alcuni dei provider di posta elettronica più diffusi se non puoi lasciare il computer e Outlook 2013 accesi e funzionanti per l'intera assenza.
- Come impostare una risposta fuori sede per gli account Gmail
- Come impostare una risposta fuori sede per gli account Yahoo
- Come impostare una risposta fuori sede per gli account Outlook.com
I passaggi seguenti ti mostreranno come creare una risposta fuori sede in Outlook 2013 se non disponi di un account Exchange Server e stai utilizzando un account IMAP o POP3. Se hai Exchange, puoi creare una risposta fuori sede o altre risposte automatiche di Office andando su File > Informazioni > Risposte automatiche.
Passaggio 1: aprire Outlook 2013.
Passaggio 2: fare clic sunuova email pulsante.
Passaggio 3: digita il messaggio fuori sede nel corpo della casella di testo dell'e-mail.
Passaggio 4: fare clic su File in alto a sinistra della finestra.
Passaggio 5: fare clic su Salva come.
Passaggio 6: digita un nome per il modello nel Nome del file campo, quindi fare clic su Salva come tipo menu a discesa, scegli Modello Outlook, quindi fare clic su Salva pulsante.
Passaggio 7: fare clic su Casa scheda nella parte superiore della finestra, fare clic su Regole pulsante nel Mossa sezione della barra multifunzione, quindi fare clic su Gestisci regole e avvisi pulsante.
Passaggio 8: fare clic su Nuova regola pulsante.
Passaggio 9: fare clic su Applica la regola ai messaggi che ricevo opzione, quindi fare clic su Prossimo.
Passaggio 9: fare clic su Prossimo pulsante, a meno che non si desideri inviare la risposta Fuori sede solo a determinate condizioni. Se non hai selezionato alcuna opzione, fai clic su sì pulsante per confermare che si desidera applicare questa regola a ogni messaggio ricevuto.
Passaggio 10: selezionare la casella di controllo a sinistra di Rispondi utilizzando un modello specifico opzione, quindi fare clic su Un modello specifico opzione nella parte inferiore della finestra.
Passaggio 11: fare clic su Guarda dentro menu a discesa, fare clic su Modelli utente nel file system opzione, quindi seleziona il modello che hai creato in precedenza e fai clic su Aprire pulsante.
Passaggio 12: fare clic su Prossimo pulsante.
Passaggio 13: impostare eventuali eccezioni desiderate facendo clic sulla casella di controllo a sinistra di ciascuna di queste opzioni, quindi fare clic su Prossimo pulsante.
Passaggio 14: fare clic su Fine per completare la configurazione del messaggio fuori sede e iniziare a inviare risposte automatiche.
Come accennato in precedenza, il computer dovrà essere acceso e Outlook 2013 dovrà essere aperto affinché funzioni. Se il tuo computer è impostato per la sospensione o l'ibernazione dopo un certo periodo di inattività, questo metodo per inviare una risposta fuori sede in Outlook 2013 non funzionerà.
Quando torni dall'essere fuori ufficio, puoi disattivare questa regola andando su Regole > Gestisci regole e avvisi (dove eravamo nel passaggio 7) sopra), quindi fare clic sulla casella a sinistra della regola per rimuovere il segno di spunta. Sfortunatamente non c'è un modo per specificare un'ora di inizio o di fine con questo metodo di risposta automatica.
Note aggiuntive sull'utilizzo della risposta automatica in Microsoft Outlook
- In genere è una buona idea includere un'ora di inizio e un'ora di fine nella risposta fuori sede in modo che i tuoi contatti e-mail sappiano approssimativamente quando dovrebbero aspettarsi una tua risposta.
- Se hai accesso a una versione basata sul Web del tuo account di posta elettronica, come un account Web di Outlook o Gmail, potrebbe essere meglio utilizzarla per inviare la risposta fuori sede. Entrambi questi provider di posta elettronica hanno un'opzione di risposta alle ferie dedicata in cui puoi automatizzarla un po' meglio, permettendoti anche di scegliere un intervallo di date per quando non sarai disponibile.
- La finestra di dialogo Regole può essere utilizzata per molto più di una risposta fuori sede. Posso usarlo per generare risposte diverse per persone esterne alla mia organizzazione o persone all'interno della mia organizzazione e posso filtrare automaticamente le email in base all'oggetto o al mittente.
- La guida sopra ha lo scopo di aiutarti a creare una risposta fuori sede se non disponi di un account Exchange. Se ne hai uno, l'intero processo è molto più semplice. C'è un assistente fuori sede sul File scheda in cui è possibile configurare le risposte automatiche e persino specificare un intervallo di tempo per tali risposte. La finestra di risposta automatica ha anche una scheda di organizzazione separata sia per Al di fuori della mia organizzazione e Dentro la mia organizzazione contatti in modo da poter modificare separatamente ogni messaggio di risposta.
Vuoi che Outlook 2013 controlli più frequentemente la presenza di nuovi messaggi? Regola le impostazioni di invio e ricezione in Outlook 2013 per verificare la presenza di nuovi messaggi con la frequenza che desideri.
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